Estoque não bate? Como encontrar e corrigir diferenças

O sistema mostra dez unidades, mas a prateleira tem apenas sete. Ou acontece o contrário: você deixa de oferecer um produto porque o cadastro indica que ele acabou, embora ainda exista mercadoria no depósito. Quando o estoque não bate, comprar e vender fica mais difícil.

Essa diferença pode surgir em vários pontos da rotina: no recebimento, no cadastro, na venda, em uma troca ou na retirada de um item avariado. Para encontrar a causa, vale acompanhar o caminho do produto desde a entrada até a saída. O roteiro abaixo ajuda a fazer essa conferência em lojas e supermercados, começando por um grupo pequeno de mercadorias.

1. Confira se você está contando o mesmo produto

Separe os itens por código, unidade de venda e variação. Uma embalagem com seis unidades não pode ser comparada diretamente com o saldo de unidades avulsas. Cores e tamanhos diferentes também precisam ser identificados antes da contagem.

Imagine um supermercado que recebe duas caixas, cada uma com doze garrafas. Se vende por unidade, essa entrada corresponde a 24 garrafas. Um lançamento de apenas duas unidades cria uma diferença mesmo que nenhuma mercadoria tenha desaparecido. Esse é um exemplo fictício de como uma conferência do cadastro pode esclarecer o problema.

2. Faça uma contagem com um horário de referência

Escolha o grupo de produtos e registre quando a contagem começou. Se a operação continuar funcionando, anote as entradas e saídas durante o período para comparar quantidades referentes ao mesmo momento. Inclua depósito, prateleiras e outros locais onde o item é guardado.

Separe mercadorias avariadas ou vencidas das que estão disponíveis para venda. Refaça a contagem dos itens com diferença, de preferência com outra pessoa. Uma segunda conferência ajuda a evitar que um erro de contagem vire um ajuste indevido.

3. Investigue antes de ajustar o saldo

Com a diferença confirmada, procure os movimentos que podem explicá-la. O Sebrae recomenda registrar as movimentações e comparar periodicamente o controle com o estoque físico.

• Recebimento: a quantidade entregue corresponde ao que foi lançado?
• Venda: foi utilizado o código correto do produto?
• Troca ou devolução: houve retorno físico e registro correspondente?
• Perda ou consumo interno: a retirada ficou documentada?
• Transferência: o produto mudou de local ou de unidade da empresa?

Em outro exemplo fictício, o sistema registra dez unidades e a contagem encontra sete. A conferência identifica duas unidades avariadas e uma devolvida ao fornecedor, ainda sem registro. A investigação explica as três unidades; o procedimento de correção deve registrar os motivos e seguir as permissões da empresa.

4. Transforme a conferência em rotina

O inventário rotativo permite distribuir a contagem ao longo do tempo. Você pode começar pelos produtos de maior movimento ou pelos que apresentam diferenças frequentes, adaptando a frequência à sua operação. A intenção é descobrir os problemas enquanto ainda é possível reconstruir o que aconteceu.

No primeiro ciclo, escolha uma prateleira ou categoria. Anote quais diferenças surgiram e em qual etapa elas começaram. Se vários itens chegam com a unidade errada, por exemplo, a prioridade passa a ser a conferência do recebimento.

Para colocar em prática nesta semana

• Escolha um grupo pequeno de produtos e um responsável pela contagem.
• Confira códigos, variações e unidades de venda.
• Registre o horário e os movimentos ocorridos durante a conferência.
• Investigue as diferenças e documente as correções autorizadas.
• Marque a próxima contagem e acompanhe se as causas se repetem.

Comece por uma rotina que sua equipe consiga manter. Na Voti, produtos, compras, vendas e estoque fazem parte da gestão, ajudando a reunir as informações para essas conferências. A qualidade dos registros continua dependendo de um processo claro no dia a dia.